WBS là gì? Phân tích các yếu tố đặc trưng

WBS LÀ GÌ? KHÁI NIỆM TỔNG QUÁT

WBS là một cấu trúc thuộc dạng cấp bậc có nhiệm vụ chia nhỏ Deliverable cùa dự án thành các Deliverables con, trong BMI thì ta có thể hiểu được các Deliverables con này là các Workpackkage.

Vậy mục đích của WBS là gì? Câu trả lời đó là để trình bày, thảo luận giữa các bên liên quan đến các dự án Stakeholders với mục đích đạt được những sự đồng thuận về cách hiểu về mục tiêu Objectives và thành phẩm Deliverables của dự án.

WBS không bao gồm các thông tin về các Tasks, Activities hoặc Efforts.Những thông tin về Contraints tương ứng với mỗi Workpackape sẽ được ghi nhận trong WBS- Description.

Tên của WBS Element hoặc Workpackage, Deliverables con chỉ chứa các danh từ và tính từ liên quan đến các danh từ đó và không chứa động từ. Ngược lại tên của Activities lại băt buộc phải chứa thêm tối thiểu một động từ.

KHÁI NIỆM MỞ RỘNG

WBS chính là một danh sách chi tiết các bước cần để hoàn thành một dự án. Nó cung cấp rất nhiều lợi ích cho người quản lý dự án. Việc xây dựng WBS buộc người quản lý dự án phải rất cố gắng tư duy để hiểu những cái sẽ phải làm để kết thúc dự án. Nếu phân tích đúng đắn, khoa học thì nó cho phép xác định các bước chính xác để làm xong dự án.

WBS luôn thiết lập nền tảng hệ thống hóa các công việc vững chắc. Điều này làm cơ sở cho các ước lượng thời gian và chi phí hiện thực. Danh sách chi tiết các nhiệm vụ tạo điều kiện cho tính chi phí riêng của các hoạt động và toàn bộ dự án. Bằng cách ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ chi tiết, những người quản lý dự án có thể ” tích lũy” các dữ liệu liên kết với từng mức của WBS để xây dựng cho một bức tranh hợp thành và chỉnh thể về dự án.

Một WBS tốt đẹp sẽ cho phép người quản lý dự án xây dựng việc giải trình giữa các thành viên của tổ dự án. Sau những bước liệt kê tất cả các nhiệm vụ người quản lý dự án có thể phân công các công việc cho từng người. Điều này thể hiện không khí dân chủ, thẳng thắn, có trách nhiệm và được phép giải trình giữa các thành viên trong tổ với nhau.

Những người quản lý dự án trong tổ cũng có thể dùng WBS để xây dựng lịch biểu hữu dụng. Một danh sách cụ thể các nhiệm vụ chính là các cơ sở cho những ước lượng hiện thực và việc xây dựng cuối cùng về các lịch biểu. Bên cạnh đó, WBS còn làm cho người quản lý dự án có khả năng phát triển các lịch biểu và được biết đến như lịch biểu tầng.

Cuối cùng chính là việc xây dựng một WBS tốt buộc các vấn đề cơ bản sẽ sớm nảy sinh trong dự án để thay thế cho cái muộn. Điều này chính là khi còn khó khăn hơn để thay đổi các tình huống. Việc xây dựng WBS đòi hỏi những người tham gia dự án như những người quản lý dự án, các khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án và các quản lý cấp cao.

NHỮNG ĐẶC TRƯNG CỦA WBS LÀ GÌ?

Đặc trưng chính của WBS chính là khuynh hướng trên xuống. Người quản lý dự án có thể bắt đầu với các sản phẩm cuối cùng và chia nó ra thành những yếu tố nhỏ hơn các sản phẩm trung gian hay sản phẩm con.

Việc chia ra rất giống với việc chuẩn bị dàn bài cho một bài văn. Mỗi chủ đề được chia ra thành những chủ đề con, mỗi chủ đề con lại được chia ra thành các cấu phần.

Một đặc trưng khác của WBS chính là được tách thành nhiều mức. Điều đó không phải tất cả nhánh của WBS đều cần bung ra hết. Bản thân của mức là không có ý nghĩa chính. Mỗi mức đơn giản đó cho phép bạn tạo ra các lịch biểu và báo cáo các tóm tắt thông tin tại từng mức đó.

Cấu trúc chi tiết công việc WBS xác định phạm vi của dự án chính là liệt kê tất cả những dự án nhỏ hoặc những kết quả chuyển giao trong một dự án. Sự phân tích cấu trúc chi tiết công việc chính là đội dự án phân tích những dự án nhỏ hoặc có những kết quả chuyển giao thành những công việc cấu thành và các gói công việc cần thiết để thuc75c hiện dự án.

Cấu trúc chi tiết công việc đã được phân tích khi:

• Các công việc cấu thành Component Tasks hoặc các gói công việc phải là những việc duy nhất có thể phân biệt được với các công việc khác và dễ dàng xác định từ những người có thể thực hiện công việc.
• Các công việc cấu thành hoặc các gói công việc phải có những khoảng thời gian xác định rõ ràng hoặc nỗ lực có thể lập lịch được. Các điều này cũng phải đủ cụ thể để thiết lập các giới hạn chi phí và các lịch trình bằng các Metric chung như tiền hoặc số giờ phải làm việc.
• Trách nhiệm và thẩm quyền đối với các công việc cấu thành hoặc các gói công việc có thể được giao cho một cá nhân hoặc một nhóm.
• Một việc cần thiết phải phân tích một cấu trúc chi tiết công việc ở mức cao thành những gói công việc có thể quản lý và phân công được vì cấu trúc chi tiết công việc chính là một tài liệu đầu vào rất quan trọng đối với rất nhiều tài liệu kế hoạch dự án cần được xây dựng.

CÁC CẤU PHẦN CỦA WBS LÀ GÌ?

WBS gồm hai cấu phần chính:

• Phần 1 được gọi là cấu trúc của sản phẩm PBS. PBS giống như WBS nói chung được đòi hỏi lấy viễn cảnh từ trên xuống. Việc chia ra này của PBS tương tự với dàn bài của bài văn, trong đó mỗi chủ đề được chia thành các chủ đề con. Mỗi chủ đề con đó lại được chia nhỏ thêm thành các cấu phần. Sản phẩm càng phức tạp thì số các mức càng lớn hơn.PBS cũng chiếm các phần của cấu trúc phân việc. Các nhánh của PBS được phân nhỏ hơn thành các mức khác nhau. Tổng các sản phẩm được mô tả bằng danh từ hay chủ từ.
• Phần 2 của WBS được gọi là cấu trúc phân nhiệm vụ. Bao gồm các nhiệm vụ và các nhiệm vụ con để xây dựng từng sản phẩm con và xây dựng nên toàn bộ sản phẩm. TBS cũng giống như PBS được chia thành nhiều mức đòi hỏi viễn cảnh từ trên xuống. Số mức độ của việc bung ra tùy thuộc vào các độ phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay các sản phẩm con. Dự án càng phức tạp thì càng cần nhiều mức.
• TBS không giống như PBS, nó chiếm các phần thấp hơn của WBS. Mỗi nhánh của TBS được chia thành các mức độ khác nhau. Mỗi nhiệm vụ chính là các yếu tố thấp hơn đều được mô tả bằng các động từ ra lệnh- hành động và bổ ngữ. TBS bao gồm phần xác định- ra lệnh, phần xử lý- bổ ngữ. Nếu gộp cả hai sẽ cho phần vị ngữ trong một câu mà chủ ngữ là các PBS.
• Ở một số đơn vị kinh doanh, phần PBS trước hết còn động từ hoạt động còn được thêm trước danh từ. Mỗi nhiệm vụ kế tiếp đó còn được bung ra thành các mức chi tiết hơn. Điều này khác ở chỗ mỗi khoản mục trong WBS đều có những mã hay số duy nhất. Các số này định danh các vị trí hay mức của phần từ bên trong WBS. Không có các phần tử nào được liệt kê trong WBS lại có cùng các số hoặc mã. Khi bạn tiến xuống các mức thấp hơn thì số trở lên sẽ lớn hơn.

Trên đây là những chia sẻ vô cùng chi tiết cho thắc mắc WBS là gì cho các nhà quản lý dự án. Cùng tìm hiểu thêm nhiều các thuật ngữ khác tại Kynangquantri.com!